Eenvoudig tijden registreren!Bel ons: 051 72 14 00
Support

VOKA - Bryo workshop

Wij waren te gast op 16 maart 2013 op een VOKA - Bryo workshop.  Bryo staat voor Bright & Young en is een netwerk van jonge, gedreven mensen die goesting hebben om hun idee in de praktijk om te zetten. 

Een 25-tal gemotiveerde jonge ondernemers volgden de workshop die uit 3 delen bestond. Het eerste deel een kort overzicht van het ondernemersverhaal van One Two, daarna onze visie over tijd registreren en als belangrijkste deel de interactie met de aanwizigen: Vraag en antwoord.

De vragen die we kregen getuigen dat ook de jonge starters bewust zijn dat efficiënt tijden registreren belangrijk is, ook voor een starter. Hier geven wij nog een overzicht van de vragen die gesteld werden.

 

VOKA BRYO

Tijdsregistratie tussen vennoten? te streng hierop inzetten is niet goed, te laks zijn ook niet: hoe het evenwicht hierin vinden?

Eerst even ons persoonlijk verhaal. Filip en ikzelf startten met One Two terwijl wij elk nog ons eigen bedrijf hadden. De tijd die wij destijds investeerden in One Two varieerde, maar wij werkten wel naar hetzelfde doel toe: One Two rendabel maken en enkel daar mee verder gaan. Verloning was er (nog) niet, dus dit kon ook niet tot discussies leiden:) Zolang er geen gevoel is van de een doet minder dan de andere is er in deze situatie geen probleem. 

Wil men echter een objectief beeld krijgen dan is "meten = weten" en moet men tijden registreren. Dit is de enige manier om een juist beeld te krijgen.

Besluit: Er moet vertrouwen zijn naar de mensen toe waarmee je samenwerkt, hier spreekt het gevoel. Wil je exacte tijden weten, dan moeten die geregistreerd worden.

Registreren jullie met One Two zelf tijden?

Jazeker, enerzijds voor de productontwikkeling registreren wij de tijden die te maken hebben met ontwikkeling van onze producten. Het is voor ons van groot belang dat wij weten wat elk product ons kost in ontwikkeling en daarnaast ook in onderhoud achteraf.

Daarnaast worden ook onze commerciële tijden geregistreerd. Op die manier weten wij welke tijd er in klantenbezoeken, demo-avonden, beursdeelnames,... geinvesteerd werd en wat de return was (aantal leads, aantal verkopen).

 

Als je als zaakvoerder zelf geen tijden registreert, hoe kan je dan uw werknemers motiveren?

Het verhaal moet kloppen, ook vanuit het standpunt van de werknemer.

Ik neem het voorbeeld van een metser. Als zijn baas de algemene leiding heeft van het bedrijf en niet meewerkt, dan mag dit geen probleem zijn. Het is voor die metser aanvaardbaar dat hij geen tijden registreert.

Als de baas ook meewerkt is het maar logisch dat hij ook op dezelfde manier tijden meer registreert.

Een algemene tip om uw werknemers te motiveren: zorg dat ze zich betrokken voelen. Als je "commando" geeft zonder uitleg komt dit volledig anders over dan als je ook uitlegt waarom dit moet gebeuren. Geef duidelijk mee hoe belangrijk zijn of haar taak is om tijden te registreren en hoeveel verschil dit maakt voor de administratie achteraf.

Soms ben ik een paar uur bezig op bureau en werk ik aan meerdere projecten door elkaar. Hoe kan ik hiervan de tijden bijhouden?

Een goede oplossing is een verdeelsleutel toepassen. Als het werk zodanig varieert en door elkaar loopt is dit het praktisch niet haalbaar om dit exact te meten. Je kan de projecten waarvoor je gewerkt hebt noteren en de globale tijd registreren en dan verdelen over deze projecten.

Hetzelfde probleem stelt zich in andere sectoren ook. Een schilder met een spuitcabine bijvoorbeeld. Alle werkstukken worden opgehangen, alle projecten door elkaar, grote en kleine werkstukken door elkaar. En alles wordt in het rood gespoten in een beweging. Hier kan je ook niet bepalen waar de tijd exact naartoe ging.

Een andere mogelijkheid is steekproeven nemen. Sommige zaken zijn wel te registreren maar vragen veel moeite. Registreer die een keer en gebruik die info als verdeelsleutel op volgende gelijkaardige situaties.

Conclusie: Bepaalde zaken zijn moeilijk te meten en moet er voor een tussenoplossing gekozen worden.

Wat als je merkt dat je aan het eind van een opdracht meer tijd nodig had. Bijgevolg is de prijs hoger dan geraamd. Hoe leg je dit uit aan uw klant.

Als je pas aan het eind van een project dit besluit kan maken is er nog weinig te anticiperen. Maar wel als je tijdens het project goed de tijden bijhoudt. Als je goed weet waar de tijd naartoe is gegaan, dan kan je natuurlijk wel anticiperen.

Je maakt een volledig andere indruk als je halfweg het project hiervan melding maakt dan op het eind. Als je een gedetailleerd rapport kan voorleggen en perfect kan aantonen en uitleggen waarom je meer tijd nodig hebt zal dit in ieder geval zachter aankomen.

Daarnaast haal je meteen het algemeen nut aan van tijdregistratie. Als je van bij het begin goed tijden registreert kan je bij gelijkaardige projecten altijd teruggrijpen naar die informatie. Met die ervaringen kan je steeds betere ramingen maken.

Conclusie: Registreer, evalueer en anticipeer.

De ene dag ben ik productiever dan de andere. Reken ik dan minder uren door?

Iedereen herkent dit uiteraard, maar de klok loopt door, ook als je minder productief bent. De uren zijn gepasseerd en dienen zo te worden geregistreerd.

Wat wij nog in het verleden toepasten was een facturatiegraad. Bij ieder blok van prestaties was het mogelijk een percentage mee te geven en er werd in sommige gevallen minder in rekening gebracht. Soms was dit omdat er studiewerk in vervat zat of omdat we gevoelsmatig ook minder productief waren.

Conclusie: De tijd loopt, registreer die zoals die verbruikt wordt.

Zijn Time, Work en School jullie enige producten?

Dit zijn de enige producten die wij momenteel verkopen. In ontwikkeling zitten nog een aantal zaken in de pipeline. Wij verwachten binnenkort onze materiaalmodule voor te stellen en hopelijk komt er dit jaar nog een 2de product bij.

Schrijven jullie maatwerk bovenop uw bestaande producten?

Met One Two maken wij uitsluitend standaardproducten. Wij luisteren wel naar de vragen die we krijgen en wij doen daar ook iets mee in onze updates, maar zuiveruit een functie maken op vraag van een klant doen wij bewust niet.

Dit is een keuze die we maakten in het begin. Wij hebben ook de structuur niet om dit te doen. Maar het sluit niet uit dat er maatwerk kan geschreven worden. De database die wij meestal gebruiken is een Access database. Iemand met een beetje ervaring in programmeren kan daarmee verder. Wij hebben in het verleden ook genoeg zelf koppelingen geschreven naar andere pakketten dat wij ook weten wat er nodig is om vlot te koppelen. Deze ervaring pasten wij dan ook toe bij het ontwerpen van onze database.

 

Categorie: