45 | Basis (3/5) - Uren scannen is hetzelfde als uren schrijven. Of niet?

Wat is nu de impact voor medewerkers die hun werkuren moeten registreren wanneer er wordt overgestapt op digitale registratie?

Vandaag gebruiken de meeste mensen nog altijd hetzelfde gereedschap: pen en papier, vaak aangevuld met een voorgedrukte werkbon. Daarop wordt genoteerd: de naam van de klant, de activiteit of bewerking, de gebruikte machine, en de start- en stoptijden. Deze briefjes gaan vervolgens naar kantoor, waar ze nog eens handmatig verwerkt moeten worden.

Bij digitale registratie verandert dit volledig. De pen wordt vervangen door de Action Tracker en het papier door een blad met barcodes. Hoe werkt dat? Heel eenvoudig: in plaats van alles met de hand te noteren, scant de medewerker de barcode van het project en de activiteit. Is het werk klaar, dan wordt de “stop”-barcode gescand.

Het grote voordeel is dat niemand meer hoeft na te denken over details zoals: “Wie is de klant?”, “Hoe laat is het nu?”, of “Welke activiteit noteer ik?”. Alles staat netjes op het blad gedrukt, klaar om gescand te worden. Zo wordt registreren zelfs eenvoudiger dan met pen en papier. Voor de medewerker blijft de handeling hetzelfde, aangeven wat hij doet, maar dan veel sneller en gebruiksvriendelijker.

Een ander voordeel is er voor de administratie: de gegevens komen rechtstreeks digitaal binnen. Er hoeven dus geen papieren briefjes meer ontcijferd of handmatig verwerkt te worden.

Kortom: de overstap naar digitale registratie heeft een beperkte impact op de werkvloer, maar levert twee grote voordelen op. Voor de medewerker: eenvoudiger registreren. Voor de administratie: minder werk en minder fouten. Hou het eenvoudig, en iedereen is tevreden. Keep it simple.